Kundens problem:
Varje år strömmar över 3.000 jobbansökningar in till kunden och varje år skall cirka 200 sommarjobb tillsättas. Utöver detta skall cirka 15 platschefer tillsättas. Platscheferna skall sedan i sin tur välja ut lämpliga jobbsökande till sitt ansvarsområde. Alla inblande skall underrättas och all information uppdateras kontinuerligt.
Allt detta skall göras varje år med enorm administrativ tidsåtgång och därmed höga kostnader som följd. Dessutom inte särskilt miljövänligt.
Så här gjorde kunden innan vi kom in i bilden:
Alla ansökningar kom in via brev, fax eller telefon. Dessa sammanställdes manuellt i ett pärmsystem på huvudkontoret.
Alla platscheferna fick sedan resa in till huvudkontoret och för hand bläddra ibland alla jobbansökningar i pärmarna, kopiera de intressanta och sedan ringa upp dem.
Huvudkontoret höll sedan manuellt reda på vilka som anställdes och pratade i telefon med alla som undrade om de fått något sommarjobb.
Alla ansökningar hade dessutom olika format, skrivstilar och innehåll. Som du kan tänka dig var detta ett mycket tidsödande och kostsamt manuellt system att underhålla för kunden.
Idéplankets lösning:
Vi gjorde först en behovsanalys och byggde sedan upp en serie internet-tjänster online och samlade alla dessa under en gemensam tjänsteportal på kundens hemsida. Här kan allt som tidigare gjordes manuellt - skötas digitalt. Dessutom fick man en hel del positiva "bieffekter"!
Så här fungerar det med vår lösning:
Utöver nedan nämda delar så byggde vi även upp ett omfattande system bakom alla dessa tjänster för att få det hela att fungera.
För jobbsökande
En öppen hemsida för jobbansökan där alla jobbsökande får lämna in ett standarliserat och förändringsbart ansökningsformulär varje år. Jobbansökningarna lagras sedan automatiskt och sorteras upp i en databas.
De får en e-post med en bifogad pdf-fil innehållande hela deras jobbansökan, ett unikt ansökningsnr samt inloggningsuppgifter till tjänsteportalen.
Ytterligare en hemsida (med inloggning) för de jobbsökande. Här kan de se jobbstatus (om de fått arbete, var, när, platschef etc) och även uppdatera sina jobbansökningar vid behov, t.e.x vid adressändring.
För platschefer
En hemsida (med inloggning) för platscheferna finns där de kan kombinera olika sökbegrepp för att få fram exakt de jobbansökningar de vill ha med möjlighet till detaljsökning ner på ordnivå i hela jobbansökningarna.
Sedan kan de jämnföra dem mot varandra och utöka / eller minska sökbegreppen beroende på antal träffar m.m. Allt på bara några få sekunder.
Platscheferna kan sedan kontakta intressanta jobbsökande via e-post direkt från hemsidan. Utöver detta finns även en möjlighet att boka jobbsökande och tidsplanera de anställda för aktuell period, direkt via hemsidan. Samt en del andra finesser.
Fortsättning i nästa spalt...
.
...fortsättning:
För kundens administration:
En hemsida (med inloggning) med en administrationsdel för kunden. Här kan de editera alla jobbsökande (även platschefer) och deras jobbansökningar. Göra sökningar på och skicka massutskick till jobbsökande, anställda eller sommarjobbare.
Lägga upp aktuell information, dela dokument till jobbsökande respektive platschefer. Ta fram anställningslistor per ställe eller platschef. Göra säkerhetsbackuper med mera för att nämna några saker.
Hantering av användarkonton på tjänsteportalen och information sker i stort sett helt automatiskt.
Kunden har tjänat mycket pengar
på lösningen vi producerade!
Behöver vi säga att kunden gillade de nya tjänsterna online? Med avancerad teknik i bakgrunden gör vi det enkelt för dig att utnyttja internets fördelar och lätt för dina kunder att använda det.
Kunden har tjänat mycket pengar på denna lösning även efter att de betalt vår utveckling av systemet. En fingervisning kan vara att vår utvecklingskostnad endast motsvarade cirka vad ett år av tidigare administration kostade. Varje år det används sparar kunden mera pengar...
Positiva bieffekter:
Nu slipper platscheferna åka in till huvudkontet hela tiden, eftersom de kan befinna sig var som helst så länge de har en internet-uppkoppling och kan kontakta intressanta jobbsökande via e-post direkt från hemsidan.
Bara besparingen på portokostnader är mycket stor. Telefonerna från jobbsökande har tysnat betydligt. Man har frigjort väldigt mycket tid för sin personal som kan sköta andra arbetsuppgifter.
Man har, enligt jobbsökande och platschefer, erbjudit ett klart förbättrat sätt för att söka jobb hos kunden samt hålla sig informerad.
.jpg)
Stora miljövinster också!
Den lösning vi producerade åt kunden blev även en mycket miljövänlig lösning för kunden och vår miljö, eftersom ett stort antal resor för personal och arbetssökande kunde besparas samt en hel del papper, pärmar och annat kontorsmaterial!
Vad kan vi göra för dig och ditt företag?
Kontakta oss och tag del av vårt aktuella erbjudande här.
